Asynkronisten organisaatioiden puolesta – Sami Honkonen

Olen ollut avoimien toimistojen ja ihmisten fyysisten kohtaamisten puolestapuhuja. Edellisen vuoden kokemusten pohjalta olen muuttanut mielipidettäni. En halua enää palata maailmaan, jossa suurin osa kommunikaatiosta on synkronista.

Synkroninen keskustelu tarkoittaa kommunikaatiota, joka tapahtuu samanaikaisesti, kuten keskustelu kasvokkain. Asynkroninen taas on eriaikaista, kuten Slack-keskustelu, jossa toinen vastaa hänelle sopivana ajankohtana.

Muistan jo useita vuosia sitten lukeneeni tekstin, jossa suositeltiin suunnittelemaan organisaatio siten, että se tukee ensisijaisesti etänä työskentelemistä ja vasta toissijaisesti toimistotyöskentelyä. Olennainen osa tälläistä organisaatiota on asynkroninen kommunikaatio. Suhtauduin asiaan hyvin skeptisesti, sillä näin ihmisten fyysisessä kohtaamisessa paljon arvoa.

Ihmisten kohtaamisessa on toki paljon arvoa, mutta väitän, että suurin osa työpäivän aikana vastaantulevista asioista ei vaadi niin intensiivistä kommunikaatiota. Koronan myötä olen vakuuttunut, että suurimman osan kommunikaatiosta tulisi tapahtua asynkronisesti.

Asynkronisuus tapahtuu useimmiten kirjallisessa muodossa. Asioiden kirjoittaminen luo kirkkautta. Kirjoittaessasi joudut miettimään enemmän sitä, miten viestisi ymmärretään, koska et voi tulkita vastaanottajien kasvoja. Tämän myötä kommunikaatio muuttuu selkeämmäksi ja sen laatu paranee.

Asynkronisesti voit jakaa tietoa silloin kuin se sinulle sopii ja vastaanottajat voivat lukea ja pureskella tietoa silloin se sopii heille. Tärkeimmät asiat vaativat pohdintaa ja perehtymistä. Tärkeisiin asioihin reagoimisen tulee olla harkittua. Tämä onnistuu parhaiten asynkronisesti.

Myös vaikeista asioista voidaan käydä hyviä keskusteluja asynkronisesti. Voi olla, että on tarvetta myös keskustelulle kasvokkain, mutta sekin keskustelu sujuu paremmin kun ensin on käyty alustavaa keskustelua asynkronisesti.

Asynkroniset keskustelut jäävät talteen ja niihin voi palata myöhemmin. Tämä voi joskus olla todella kätevää, kun haluaa selvittää milloin jotakin on tapahtunut tai miten joku keskustelu menikään.

Asynkronisuuden vuoksi olisi myös suositeltavaa, että notifikaatiot viesteistä laitettaisiin pois päältä. Viesteihin ei tarvitse vastata heti. Oikeasti kriittisen kiireiset asiat soitetaan tai laitetaan tekstiviestillä. Muut on parempi hoitaa silloin kun on sopiva hetki.

Olen pitkään puhunut responsiivisista organisaatiosta, jotka hyötyvät maailmassa tapahtuvista muutoksista. Jatkossa tulen puhumaan responsiivisuuden lisäksi asynkronisuudesta.

 


Artikkelin kirjoittanut Sami Honkonen on merkittävän exitin tehnyt teknologiataustainen yrittäjä sekä modernin johtamisen asiantuntija. Hän on teknologiayritys Tomorrow Techin ja digitaalinen asuntokauppa-alusta DIAS Oy:n toimitusjohtaja. Ennen nykyisiä yrityksiään Sami keräsi 11 vuoden johtamiskokemuksen Reaktorilla. Sami puhuu yrityksille modernista johtamisesta, responsiivista organisaatioista sekä teknologiasta, ketteryydestä ja kasvusta. 

Ota yhteyttä!

Tilaa uutiskirje!