fbpx

Kuinka suunnitella onnistunut virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma asettaa uusia vaatimuksia niin järjestäjille, puhujille kuin osallistujillekkin. Hyvin toteutettu digitaalinen tapahtuma motivoi, luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta uusilla keinoilla, sekä inspiroi yleisöä riippumatta siitä, mistä katsoja tilaisuuteen osallistuu. Kuinka suunnitella onnistunut virtuaalitapahtuma? Entä mitä eroa puhujasisällön suunnittelussa on digitapahtumaan verrattuna? Kokosimme yhteen tärkeimmät huomioon otettavat tekijät avuksesi, kun on aika suunnitella seuraavaa digitapahtumaa ja sen sisältöä.

Sisällön merkitys korostuu digitapahtumassa

Kun tapahtumasta häviää fyysinen, yhteen paikkaan kokoontumisen tuoma ainutlaatuisuus ja kuulija osallistuu omasta olinpaikastaan verkon välityksellä, on tapahtuman sisällön oltava entistä vaikuttavampi ja koukuttavampi. Sisällön on oltava relevanttia ja pidettävä katsoja otteessaan sekä keskittyneenä. Kun aloitat tapahtuman suunnittelun, on tärkeää määrittää tapahtuman kohderyhmä, teema ja tavoite. Kokoatko henkilöstösi yhteen motivoitumaan? Järjestätkö asiakastilaisuuden, jonka tulisi puhutella osallistujaa ja vahvistaa asiakassuhdettanne? Vai järjestetäänkö tämän vuoden suuri juhlanne diginä?

Ennen tapahtuman sisällön suunnittelun aloittamista, muista miettiä: keitä ovat yleisösi? Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan? Kun nämä kysymykset ovat selvillä, on aika aloittaa sisällön suunnittelu ja teknisten ratkaisujen valinta.

Virtuaalitapahtuma – Puhujan valinta

Virtuaalitapahtumien sisällön suunnittelu lähtee liikkeelle samalla tapaa, kuin livetapahtumassa. Puhujan on sovittava tapahtuman luonteeseen, puhuteltava kohderyhmää ja toiveiden mukaan kyettävä motivoimaan, innostamaan, liikuttamaan, jakamaan tietoa tai herättämään kuulijassa uusia ajatuksia. Digitapahtumassa puhujan vahva viesti, karisma ja kyky ottaa yleisönsä korostuu.

Kun suunnitelemme virtuaalitapahtuman puhujasisältöä, kiinnitän erityisesti huomiota puhujan vahvaan karismaan ja esiintymiseen. Digitapahtumasta puuttuu fyysinen vuorovaikutus yleisön kanssa ja välitön palaute ilmein, elein, spontaanein aplodein, naurun ja tunnelman kautta. Puhujan täytyy siis olla varma sanomansa vahvuudesta ja siitä, kuinka asian tuo esille. Tietysti kokemus esimerkiksi monikameratyöskentelystä on puhujalla eduksi, kun on kyseessä puheenvuoro digitapahtumassa, kertoo MySpeakerin myyntijohtaja Susanna Suorsa.

Muista nämä, kun suunnittelet puhujasisältöä digitapahtumaan:

  1. Kuulijan keskittymiskyky ruudun äärellä yhtä puheenvuoroa kuunnellen on noin 20-30 minuuttia. Livetapahtumassa keynote-puheen normimitta on 45-60 minuuttia. Tämä tarkoittaa, että tapahtumaan valitun puhujan/ puhujien on kyettävä välittämään viestinsä normaalia lyhyemmässä ajassa, menettämättä kuitenkaan vaikuttavuutta. 
  2.  Kun kaikki muu tapahtumalle ominainen on karsittu pois, korostuu puhujan sisältö ja sanoma. Kohderyhmää kiinnosta ja puhutteleva sisältö takaa hyvän osallistujakokemuksen. Laadukas sisältö erottaa digitapahtuman muista, tarjoten osallistujalle lisäarvoa ja aitoa vastinetta ajalleen – sekä parhaimmillaan ylittää odotukset, motivoi, innostaa ja antaa työkaluja kehittää omaa tekemistään sekä osaamistaan.

Virtuaalitapahtuma – Juontajan valinta

Virtuaalitapahtuma nostaa juontajan sekä moderaattorin rooliin ennennäkemättömään arvoon. 

Juontajalla on erityinen tehtävä virtuaalitapahtumassa. Hän vangitsee katsojan huomion välittömästi ja luo kiinnostavuuden sekä halutun tunnelman. Tapahtuman alussa juontajan tärkein tehtävä on vakuuttaa katsoja siitä, että juuri tämän sisällön parissa kannattaa viettää aikaansa. Hän luo oletuksen tulevasta ohjelmasta ja sen kiinnostavuudesta katsojalle. Asiapitoinen virtuaalitapahtuma tarvitsee moderaattorin, jolta löytyy vahva substanssiosaaminen. Kokemuksemme mukaan elämyksellinen virtuaalitapahtuma taas tarvitsee juontajan, joka hallitsee käsikirjoittamisen. Virtuaalitapahtuman on oltava dynaaminen ja jokaisen minuutin tarkkaan mietitty, jotta kuulijan keskittyminen pysyy koko tapahtuman ajan, muistuttaa useita digitapahtumia ja striimattuja webinaarisarjoja asiakkaidensa kanssa toteuttanut MySpeakerin Director of Learning and Development, Pinja Pesonen.

Virtuaalitapahtuma – Tekniikka ja toteutus

Kun tapahtuman sisältö on suunniteltu, on aika miettiä sopivin keino tapahtuman toteuttamiseksi diginä. Kuinka tapahtuman aikana ollaan vuorovaikutuksessa? Millä keinoin luodaan ruudulle näkymä, joka tukee tapahtuman tunnelmaa ja brändiä? Miltä digitaalinen asiakastapahtuma voi näyttää? Kuinka luoda yhteisöllinen kokemus verkon välityksellä? Tässä muutama esimerkki siitä, mitä kaikkea on otettava huomioon, kun tavoitteena on tuottaa vaikuttava tapahtuma diginä.

Kevyempi tuotanto riittää pienempiin tapahtumiin ja digikokoontumisiin, mutta kun halutaan tehdä digitapahtumasta oikea elämys, on hyvä ottaa avuksi tapahtumien tuottamisen ja tekniikan asiantuntijat.

Reagoimme nopeasti tapahtumien järjestämisen muuttuneisiin tarpeisiin. Avullamme hoituu helposti ja vaivattomasti kaikki puhujasisällön suunnittelusta itse digitapahtuman tuottamiseen. Teemme yhteistyötä videotuotantoyhtiö RajuLiven kanssa tarjotaksemme asiakkaillemme korkealaatuisia digitaalisia ratkaisuja. Olemme auttaneet asiakkaitamme kevään aikana muun muassa digitaalisissa asiakastapahtumissa ja After Work -tapahtumissa, johtoryhmien työpajoissa, webinaareissa ja suurissa live-suoratoisto luennoissa, joihin on osallistunut jopa useita tuhansia katsojia, Suorsa kertoo.

Ota yhteyttä!

Tilaa uutiskirje!