Vinkit vaikuttavan tapahtuman sisällön suunnitteluun!

Haluatko, että seuraava tapahtumasi on menestys, joka jää mieleen ja josta puhutaan vielä pitkään? Tapahtuma on aina ainutkertainen mahdollisuus jättää muistijälki, antaa lisäarvoa, vaikuttaa ja välittää haluttua viestiä. Tapahtuman järjestäminen on investointi, jolle kannattaa asettaa tavoitteet – ja sitten lähteä täyttämään niitä!

Kokosimme tämän artikkelin sinulle avuksi, kun suunnittelet seuraavaa yrityksen sisäistä tai ulkoista tapahtumaa. Haluamme että tapahtumasi on menestys, jonka avussa voit helposti hyödyntää meidän asiantuntijatiimiämme. He ovat erikoistuneet ideoimaan ja konseptoimaan yksittäisten puhujavälitysten lisäksi kokonaisia tapahtumakokonaisuuksia ja koulutuskokonaisuuksia asiakkaillemme.

“Me MySpeakerilla olemme toteuttaneet satoihin kotimaisiin sekä ulkomaisiin tapahtumiin vaikuttavaa, kiinnostavaa ja puhuttelevaa puhujasisältöä. Tiedämme, mikä voima vaikuttavalla puheella on ja kuinka iso merkitys tapahtuman keynote-puhujalla on osallistujiin – aina osallistujamäärästä tapahtuman antamaan arvoon ja vaikutukseen osallistujille.” -Johan Sjöstrand, Toimitusjohtaja, MySpeaker Oy

Mitä ottaa huomioon, kun suunnittelet tapahtuman vaikuttavaa puhujasisältöä?

1. Digi-, Live- vai Hybriditapahtuma? Mikä näistä olisi nyt se parhain minulle?

Digitapahtumat ovat löytäneet sijansa yritysten asiakastapahtumien toteutuksissa sekä tilaisuuksissa, joissa osallistujat ovat pitkien välimatkojen päässä toisistaan. Helposti toteutettavat kansainväliset tapahtumat ovat auttaneet lukemattomia yrityksiä tavoittamaan uusia kohderyhmiä itselleen.

Virtuaalitilaisuudessa yleisöä puhuttelevan ohjelman merkitys korostuu huomattavasti ja eritoten ohjelman sulavuus katsojalle ovat kaiken A ja O! Tekniikan pitää siis olla hyvässä kunnossa.  Vaikuttava ja kiinnostava digitapahtuma vaatii ehdottomasti ammattijuontajan, joka osaa pitää kokonaisuuden yhdessä pakettissa ja osallistaa yleisöä myös tarpeen mukaan! Osallistaminen vaatii etukäteen suunnittelua ja digitapahtumissa yksi menestystekijä onkin vahva käsikirjoitus. On myös hyvä huomioida, että digimaailmassa voi käydä mitä vain, jolloin ammattijuontaja osaa myös olla rennosti tilanteen päällä, myös yllättävissä tilanteissa.

Vahva käsikirjoitus sekä taitava moderaattori saavat ihmiset pysymään linjoilla keskittyneenä, koska ammattimoderaattori ei päästä keskustelua rönsyilemään liikaa, vaan osaa pysyä aiheessa. Hyvä moderaattori auttaa osallistujaa saamaan tapahtumasta enemmän irti, sekä auttaa ottamaan kiinni tapahtuman punaisesta langasta, mikäli se on päässyt joltain hukkumaan. Erinomaiseen moderaattoriin kuuluu myös, että hän osaa niputtaa / tiivistää käydyt asiat, jolloin kuulijoilla on helpompi myös pysyä käydyissä asioissa mukana ja mahdollisesti osallistua chatin kautta keskusteluun mukaan.

Digitapahtumille tyypillistä ovat myös livetapahtumia lyhyemmät puheenvuorot, jotka pitävät kuulijat otteessaan. Tätä varten on hyvä muistaa, että tapahtuman puhujien pitää pystyä tarjoamaan paras antinsa ja välittämään viestinsä kirkkaasti myös lyhyemmän puheenvuoron ajassa. Lyhyet puheenvuorot eivät missään nimessä ole helppoa, sillä moni puhujistamme onkin sanonut, että mielummin puhuisivat vähän pidempään, kuin lyhyesti. 

Tutustu juontajiimme tästä!

2. Mikä on tapahtuman kohderyhmä ?

Järjestätkö tapahtumaa asiakkaille, yhteistyökumppaneille vai työntekijöillesi ja tiimeille? Tapahtuman sisällön suunnittelussa tärkeää on tunnistaa kohderyhmäsi: Minkä tyyppisiä ihmisiä yleisössä on. Mistä he pitävät? Nauttivatko he huumorilla höystetystä puheesta vai asiantuntijapuheenvuoroista? Millaiset asiat heitä kiinnostavat ja tuovat heille hyötyä sekä uutta ajateltavaa? Arvostavatko he enemmän vaikuttavia tarinoita, vai lukujen ja tutkitun tiedon kautta esiin tuotua asiaa? Entä mikä voisi yllättää yleisösi ja saada aikaan wow-efektin, joka jää mieleen pitkäksi aikaa?

Kun tapahtuman puhujasisältöä aletaan suunnittelemaan, asiantuntijamme kiinnittävät erityistä huomiota tapahtuman yleisön määrittämiseen. Eri kohderyhmät ovat eri tavalla kriittisiä. Toimialoittain ja kuulijan asema/positio huomioon ottaen, on erilaisia näkemyksiä  siitä, millainen puhuja on  arvostettu ja kiinnostava.

Tuntemalla yleisösi, olet yhden – ja onnistumisen määrittävän askeleen lähempänä juuri kyseiseen tapahtumaan sopivimman puhujan valintaa. 

3. Mikä on viesti, jonka haluat tapahtumassa välittää?

Tapahtuman järjestämiseen on syy ja tarkoitus. Tapahtuman luonteesta riippumatta, vaikuttavalla tapahtumalla on aina kantava teema, ja viesti jota halutaan välittää kuulijoille.

Teemoihin löytyy usein useita hyviä puhujavaihtoehtoja. Siksi pelkän tapahtuman teeman lisäksi asiantuntijatiimimme miettii kanssasi puhujasisältöä suunnitellessa, mikä on se näkökulma, jolla teemaa toivotaan lähestyvän? Entä ne keinot, joilla toivotte puhujan tuovan esiin haluttua viestiä? Puhujia on yhtä monta erilaista, kuin on tapahtumiakin. Toisen puhe on koottu tutkimustiedon ja kovien faktojen päälle, kun taas joku tuo samat asiat esiin omakohtaisten tarinoiden ja kokemustensa kautta. Puhujien persoona ja keinot ottaa yleisö haltuunsa vaihtelevat – mikä takaa sen, että jokaiselle yleisölle, jokaiseen teemaan löytyy juuri se oikea puhuja.

Useamman puhujan tapahtumissa haluttua viestiä ja teemaa päästään parhaimmillaan tuomaan esiin monipuolisesti ammattipuhujien avulla eri keinoja käyttäen. Vaikuttavimmissa tapahtumissa puheenvuorot eroavat toisistaan jopa huomattavasti, silti täydentäen toisiaan. He lähestyvät aihetta eri näkökulmista ja lopulta pitävät kiinni tapahtuman punaisesta langasta, kirkastaen halutun viestin vaikuttavasti ja mieleenpainuvasti. 

Tällaisen, äärimmäisen vaikuttavan ja yhteen pelaavan kokonaisuuden kasaamiseksi on hyvä tuntea tapahtuman puhujien puheenvuorojen rakennetta, taustoja, sekä keinoja joilla he välittävät viestin ja miten valitut puhujat nivoutuvat näkökulmillaan yhteen teeman ympärille.

4. Mikä on tunnelma, jonka haluat yleisöön jäävän puheenvuoron jälkeen?

Vaikuttava puhe on parhaimmillaan käynnistys johonkin uuteen tekoon, tapaan tai ajatteluun. Puhuja tuo ratkaisuja, herättelee tai innostaa jonkin äärelle ja laittaa kuulijansa pohtimaan.

Ammattipuhujat painottavat, että yksi tärkein asia heille ennen keikkaa onkin saada tietää, minkä tunnelman heidän toivotaan yleisöön jättävän puheenvuoronsa jälkeen. Juuri haluttu tunnelma määrittää usein myös sitä, minkä tyyppisiä puhujavaihtoehtoja asiantuntijatiimimme lähtee kartoittamaan suunnitteilla olevaan tapahtumaan. 

Keynote-puhujalta on lupa vaatia estradin ottamista  haltuun. On hyvä kiinnittää huomiota siihen, millainen lavakarisma ja persoona kulloinkin toimii. Sisältö pitää olla  rautaa ja draaman kaaren ymmärrys hallussa. On hyvä  selvittää myös tarvitaanko loistavaa tarinan kertojaa ja  onko sallittua tai sopivaa pieni puhujan viihteellisyys ja huumori. Muita toiveita voi olla esimerkiksi käytännönläheiset esimerkit ja interaktiivinen ote yleisöön.

Puheenvuoron voima piilee juuri tunteiden herättämisessä ja halutun tunnelman luomisessa. Olipa toiveissa ajatusten herättäminen, innostaminen, motivoiminen tai tiimin voiman vahvistaminen, parhaat keynote – puhujat rakentavat puheenvuoronsa ja yhdistävät tarinansa siten, että haluttu tunnelma herää ja  jää yleisöön vielä pitkään puheenvuoron jälkeen.

5. Näiden kysymysten vastausten pohtimisen jälkeen olet valmis miettimään, kuka tai ketkä olisivat juuri sinun tapahtumaasi sopivimmat puhujat.

He, jotka pitävät yleisön otteessaan, tuovat halutun viestin esiin ja tekevät tapahtumastasi kokonaisuuden, joka jää mieleen vielä pitkäksi aikaa!

Autamme mielellämme tapahtuman puhujasisällön suunnittelussa!

Ota yhteyttä!

Katso myös seuraavat artikkelit:

Ota yhteyttä!

Tilaa uutiskirje!